Nuestro compromiso
es su seguridad

PROPÓSITO
Esta política tiene como fin establecer los lineamientos bajo los cuales KIWANO PLUS SAS (en calidad de responsable y/o encargado, según sea el caso) llevará a cabo el tratamiento de datos personales, incluyendo actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, actualización y supresión, de acuerdo con las finalidades definidas por la compañía y la legislación vigente.

ALCANCE
La presente política rige para las áreas de la empresa que intervengan en cualquier operación de tratamiento de datos personales (digitales o físicos) y que, por lo tanto, accedan a información personal o sensible susceptible de ser manejada bajo la regulación colombiana.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
KIWANO PLUS SAS (NIT 9012514814), con domicilio principal en la calle 37 n.° 45-200 Edificio La vida es bella, Torre 5, oficina 3118, correo electrónico protecciondedatospersonales@kiwanoplus.com y teléfono 576042040532, ha designado la figura de líder de Riesgos en Seguridad de la Información y Continuidad para velar por la aplicación de la normatividad y de esta política de tratamiento de datos personales.

ÁMBITO DE APLICACIÓN
Esta política cubre a todos los colaboradores de KIWANO PLUS SAS (activos o inactivos), contratistas, clientes y, en general, cualquier persona que haya tenido o mantenga relación con la empresa y cuyos datos figuren en sus bases de datos.

NIVELES DE CUMPLIMIENTO
Es de obligatorio acatamiento para KIWANO PLUS SAS y para los terceros que actúen como encargados del tratamiento de datos en su nombre, conforme a los deberes fijados en la Ley 1581 de 2012 (título IV, artículos 17 y 18).

PRINCIPIOS
Para garantizar la protección de datos personales, KIWANO PLUS SAS aplicará los siguientes principios rectores establecidos en la Ley 1581 de 2012:
1. Legalidad: El tratamiento es una actividad regulada, sujeta a la ley y a sus disposiciones reglamentarias.
2. Finalidad: El manejo de datos debe obedecer a un propósito legítimo, claramente informado al titular.
3. Libertad: Requiere la autorización previa, expresa e informada del titular (salvo excepciones legales).
4. Veracidad o calidad: Los datos tratados deben ser completos, exactos, actualizados y verificables; se prohíbe el tratamiento de datos incompletos o que puedan llevar a error.
5. Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a conocer, en cualquier momento, la existencia de información que le concierna.
6. Acceso y circulación restringida: Solo personas autorizadas, o en los casos permitidos por la ley, pueden acceder a los datos. No pueden publicarse en internet o medios masivos si no se garantiza un control efectivo de acceso.
7. Seguridad: Se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información de accesos no autorizados, adulteración, pérdida o uso indebido.
8. Confidencialidad: Quienes participan en el tratamiento de datos no públicos deben mantener reserva aún después de terminar su relación con la empresa o con la actividad que dio lugar al tratamiento.
Parágrafo: El titular puede negar el uso de datos sensibles, personales y semiprivados cuando no exista obligación legal o contractual que lo exija.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Antes o al momento de recoger los datos, KIWANO PLUS SAS solicitará al titular su aprobación para recolectarlos y darles tratamiento, a través de métodos que permitan su consulta ulterior (por ejemplo, medios electrónicos).
La recolección de datos personales se limitará a aquellos que sean adecuados y pertinentes según la normatividad y las finalidades de esta política. Excepto en casos indicados por la ley, no se recopilarán datos personales sin autorización del titular.
Parágrafo 1: No será necesaria la autorización del titular cuando se cumplan las excepciones del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Parágrafo 2: El titular podrá solicitar a KIWANO PLUS SAS, en cualquier momento, la eliminación de sus datos y/o la revocatoria de la autorización otorgada (ver numeral 17 de la presente política).

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
Los datos personales, privados y/o sensibles que maneje KIWANO PLUS SAS podrán tratarse para los fines que exige la normatividad y, particularmente, para:
1. Cumplir con obligaciones contractuales frente a clientes y proveedores (gestión comercial, compras y ventas, almacenamiento histórico, oferta de nuevos productos/servicios y estrategias de fidelización).
2. Desarrollar relaciones contractuales con empleados (manejo de personal, horarios, nómina, prevención de riesgos, seguridad social, selección de personal, formación, exámenes de salud, etc.).
3. Verificar antecedentes (judiciales, procuraduría, contraloría, listas restrictivas, referencias laborales y académicas).
4. Proveer y comunicar novedades sobre productos y servicios requeridos por los usuarios.
5. Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos.
6. Enviar información comercial, publicitaria o promocional por diversos medios (físicos y digitales), incluida la participación en campañas de mercadeo o concursos.
7. Posible comercialización de datos, en los términos permitidos por la ley.
8. Organizar actividades culturales, recreativas, deportivas y eventos de capacitación, así como procesos de certificación asociados.
9. Atender peticiones, quejas y reclamos (PQR) de clientes o ciudadanos.
10. Realizar estadísticas internas, encuestas de opinión y análisis de perfiles para la toma de decisiones.
11. Ofrecer servicios de comunicación y marketing.
12. Llevar registro de entrada y salida de documentos.
13. Gestionar temas contables, fiscales, administrativos, inventarios, cobros, pagos y facturación.
14. Gestionar la tesorería y los asuntos tributarios y de recaudo.
15. Adelantar trámites judiciales, de ser necesario.
16. Proteger la seguridad y el control de acceso a las instalaciones de KIWANO PLUS SAS.
17. Desarrollar programas de promoción y prevención en distintas áreas.
18. Realizar campañas de actualización de datos e informar cambios en las políticas de tratamiento.
19. Custodiar y gestionar información y bases de datos.
20. Efectuar verificaciones de datos y referencias para requisitos legales, técnicos y financieros.
21. Administrar sistemas de información (claves, usuarios, etc.).
22. Suministrar datos a filiales, vinculadas o subordinadas nacionales o extranjeras, si es necesario para las finalidades descritas.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES TRATADOS POR KIWANO PLUS SAS
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos (por sí mismos o mediante apoderado o representante) pueden:
1. Conocer, actualizar y corregir sus datos personales ante los responsables o encargados.
2. Solicitar prueba de la autorización concedida (salvo excepciones legales).
3. Ser informados respecto al uso que se les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se cumplan los principios y garantías legales o constitucionales.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
KIWANO PLUS SAS debe cumplir las obligaciones que la Ley 1581 de 2012 señala para los responsables y encargados del tratamiento, así como las que impongan las normas complementarias.
11.1 Deberes cuando actúa como responsable (Artículo 17 Ley 1581 de 2012)
1. Asegurar al titular el ejercicio pleno del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar la autorización del titular para tratar sus datos.
3. Informar con claridad sobre la finalidad de la recolección y los derechos del titular.
4. Conservar la información en condiciones seguras que eviten su alteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.
5. Garantizar que la información suministrada al encargado sea veraz, completa, exacta y actualizada.
6. Actualizar la información e informar al encargado sobre cualquier modificación.
7. Rectificar los datos cuando sea procedente, comunicándolo al encargado.
8. Entregar al encargado únicamente datos autorizados para su tratamiento.
9. Exigir al encargado el cumplimiento de las condiciones de seguridad y privacidad.
10. Tramitar consultas y reclamos según lo dispuesto en esta política.
11. Adoptar un manual interno que dé cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y facilite la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al encargado cuando alguna información se encuentre en discusión o reclamación.
13. Informar al titular, cuando lo solicite, sobre el uso que le ha dado a sus datos.
14. Notificar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones a la seguridad que comprometan la información de los titulares.
15. Acatar las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Deberes cuando actúa como encargado (Artículo 18 Ley 1581 de 2012)
1. Garantizar al titular el ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Mantener la información con las medidas de seguridad necesarias para evitar su manipulación indebida.
3. Actualizar, rectificar o suprimir datos de forma oportuna.
4. Actualizar la información recibida por los responsables en un plazo de hasta cinco (5) días hábiles desde su recepción.
5. Atender las consultas y reclamos de los titulares en los plazos establecidos.
6. Implementar un manual interno para cumplir la ley y gestionar consultas y reclamos de los titulares.
7. Registrar la leyenda “reclamo en trámite” cuando corresponda y “información en discusión judicial” si así se notifica.
8. Abstenerse de circular datos que estén siendo disputados por el titular y bloqueados por orden de la autoridad.
9. Permitir únicamente a personal autorizado el acceso a la información.
10. Avisar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre cualquier violación o riesgo en la administración de la información.
11. Obedecer las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo 1: Si KIWANO PLUS SAS trata datos en nombre de un tercero (responsable), debe cerciorarse de que éste cuente con autorización para entregarlos.
Parágrafo 2: Si KIWANO PLUS SAS utiliza un encargado externo para tratar datos, debe formalizar las condiciones de esa “Transmisión de datos personales” (alcances, obligaciones, etc.), en línea con el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

RECOLECCIÓN DE LOS DATOS
Según el artículo 4 del Decreto 1377 de 2013, la recolección se limita a información pertinente y coherente con los fines establecidos en esta política y con la legislación vigente.
Los métodos de recolección pueden incluir:
• Documentos físicos o digitales que los titulares entregan a KIWANO PLUS SAS.
• Grabaciones telefónicas.
• Correos electrónicos.
• Sistemas de videovigilancia dentro o fuera de las instalaciones, para fines de seguridad y posibles pruebas en procesos judiciales o administrativos.
Los datos suministrados por el titular no se venderán, licenciarán, transmitirán ni divulgarán, salvo:
• Autorización expresa del titular.
• Necesidad de compartir con contratistas o agentes para prestar los servicios encargados.
• Fines relacionados con la prestación de productos o servicios solicitados.
• Obligación de divulgación a entidades dedicadas a actividades de mercadeo en representación de la empresa o con las que existan acuerdos comerciales conjuntos.
• Fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otra reorganización empresarial.
• Requerimiento o permisión legal.
KIWANO PLUS SAS puede subcontratar a terceros para procesar ciertos datos o funciones. Dichos terceros deberán aplicar medidas de seguridad apropiadas y no podrán revelar la información personal, salvo autorización del titular.

TIPO DE INFORMACIÓN SUJETA A TRATAMIENTO
Los empleados y accionistas de KIWANO PLUS SAS gozan de una expectativa razonable de privacidad, siempre considerando sus responsabilidades y deberes hacia la empresa. Algunos datos pueden clasificarse como sensibles, por lo que se aplicarán las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
El tratamiento y posible transferencia de datos puede darse dentro y fuera del territorio colombiano. Entre la información recopilada se pueden encontrar:

1 De los Clientes y Proveedores

• Nombre o razón social, identificación o NIT, domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico.

• Nombres de representantes legales y equipo directivo, con sus datos de contacto.

• Información sobre asignados para labores de cobro o cartera.

• Tiempo de operación comercial, información tributaria y/o bancaria (nombre del titular, número de cuenta, banco).

• Información financiera relevante.

2 De los Empleados a Cargo

• Información personal y familiar (nombres, identificaciones, direcciones, teléfonos, cónyuge, hijos, historial médico, afiliaciones a la seguridad social, etc.).

• Hoja de vida, educación, experiencia laboral, referencias, vínculos con otras entidades.

• Salario, pagos adicionales y aportes a seguridad social.

• Información sobre afiliaciones que implican descuentos de nómina, deudas con cooperativas, embargos judiciales, etc.

• Historial de prestaciones y modificaciones en el contrato laboral.

• Beneficios, auxilios, formación y capacitación, historias clínicas ocupacionales.

• Fotografía, evaluaciones de competencia y posibles accidentes laborales.

​

3 De los Accionistas

• Nombres y apellidos, tipo y número de documento, estado civil, correo electrónico, teléfonos, fecha de nacimiento, sexo, número de hijos, educación, profesión.

• Contactos de emergencia.

• Dirección de residencia, lugar de trabajo, cargos, entre otros.

• Datos de salud, historial de vacunación y cualquier información que se requiera para la gestión en la compañía.

AVISO DE PRIVACIDAD
Si en alguna situación KIWANO PLUS SAS no puede poner a disposición del titular la presente política, difundirá un aviso de privacidad, conservando prueba de ello para garantizar su consulta futura (bien sea por parte del titular o de la autoridad competente).

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
El tratamiento solo se hará por el tiempo que resulte razonable y necesario según las finalidades establecidas y conforme a la normatividad aplicable (aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos).
Si se cumple el objetivo por el cual fueron recopilados y no existe una obligación legal o contractual que exija su conservación, los datos podrán eliminarse de las bases de datos de KIWANO PLUS SAS.

ÁREAS RESPONSABLES Y PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Las diferentes áreas de la organización que manejen información personal serán responsables de atender las solicitudes de los titulares en el marco de lo señalado en el numeral 10 de esta política. El trámite seguirá el procedimiento descrito en el numeral 17.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HÁBEAS DATA
El titular o su representante podrá interponer sus quejas, peticiones o reclamos de lunes a viernes, entre 7:00 a. m. y 6:00 p. m., a través de:

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• Correo electrónico: protecciondedatospersonales@kiwanoplus.com

• Teléfono: 576042040532

• De forma presencial o escrita, en la dirección: calle 37 n.° 45-200 Edificio La vida es bella, Torre 5, oficina 3118.

• La solicitud debe incluir:

• Identificación del titular (nombres, apellidos, documento).

• Datos de contacto: dirección, teléfono, correo electrónico.

• Descripción clara de los hechos que motivan el reclamo.
  Documentos que el solicitante desee aportar.

​

Si el reclamo está incompleto, se solicitará subsanar en un plazo de cinco (5) días hábiles. Pasados dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que el interesado desistió.
Si quien recibe la solicitud no es competente, la remitirá a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles, informando al interesado.
Una vez el reclamo esté completo, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles se anotará en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” (manteniéndose hasta que se resuelva).
El plazo para resolver el reclamo es de quince (15) días hábiles desde el día hábil siguiente a su recepción. De no ser posible atenderlo en ese lapso, se comunicará al interesado la razón de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá exceder ocho (8) días hábiles adicionales.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO
El titular puede, en cualquier momento, pedir a KIWANO PLUS SAS la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización de tratamiento, por medio del mismo mecanismo indicado en el numeral anterior, según el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
No obstante, si existe un deber legal o contractual que impida la supresión o exija la conservación de los datos, no procederá la solicitud.
Si, vencidos los plazos de respuesta, no se eliminan los datos, el titular podrá dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio para que ordene la revocatoria de la autorización o la supresión de la información.

DATOS RECOLECTADOS ANTES DEL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
En virtud del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013 (numeral 3), KIWANO PLUS SAS publicará un aviso para informar esta política de tratamiento de la información y los medios para ejercer los derechos sobre datos recolectados antes de la creación del Registro Nacional de Bases de Datos.

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR
Esta política de manejo de datos personales y sensibles se elaboró inicialmente el 28 de febrero de 2020. Cualquier cambio se comunicará a los interesados a través de los canales oficiales: correo electrónico, oficina principal o los medios físicos que disponga KIWANO PLUS SAS.

SEGUIMIENTO DE POLITICAS
Se revisará esta política cada vez que surjan modificaciones legales, reglamentarias o decisiones administrativas que requieran actualizarla. El cumplimiento de las disposiciones legales sobre protección de datos será monitoreado permanentemente para realizar los ajustes pertinentes.